Strategie per migliorare la gestione del tempo

Migliorare la gestione del tempo ed essere più efficace: il sogno di ogni professionista che vuole aumentare la propria efficacia e produttività.

Fare di più e meglio è possibile, a condizione che si prenda consapevolezza e si eliminino le attività che nel corso della giornata squagliano il tempo che abbiamo a disposizione.

Il tempo è una risorsa indispensabile e insostituibile. È il tuo asset più prezioso. Non si può risparmiare e una volta perduto non si può recuperare.

Bryan Tracy

Le nostre ore, in un anno

24 in un giorno, 8760 in un anno.

Non un minuto di più, non un minuto di meno.

700.800, mediamente, in una vita.

Questo è il numero di ore che abbiamo a disposizione.

Il tempo è l’unica e la miglior ricchezza che tutti possediamo ugualmente.

Nella primavera della vita, siamo giovani e ci sembra di averne tanto a disposizione.

All’avvicinarsi dell’autunno, poco o per niente.

Il tempo è lo stesso per tutti

Il tempo è una grande ricchezza, la stessa per tutti: ricchi e poveri, giovani e anziani, donne e uomini, bambini e adulti.

Ma è anche una risorsa limitata.

Svenderla o svalorizzarla, ci può portare dove non vogliamo essere.

Prima impariamo questa lezione, meglio ce ne rendiamo conto. Ed è una lezione che a scuola non ce la insegnano: neanche in famiglia, spesso.

Come aggiungere ore e vita alla tua giornata

Ci sono parole che possono aggiungere più ore alla tua giornata.

Sono parole che riflettono azioni, comportamenti ed abitudini. Se dai loro il giusto peso e se cogli in pieno il loro significato renderanno le tue giornate magicamente più lunghe e più ricche di soddisfazioni.

Non è importante aggiungere anni alla vita, ma vita agli anni.

Rita Levi Montalcini

Migliorare la gestione del tempo: 8 strategie che funzionano

Prendi penna e carta, iniziamo la lista delle strategie di gestione del tempo che funzionano.

Ordine

Conosci l’acronimo CD?

Certo che sì, significa clean desk.

È una tecnica applicata nell’ambito aziendale che consiste nell’ordinare, a fine giornata, il proprio desk, la scrivania, appunto.

L’ho scoperta per la prima volta a Parigi, nel 2007: nell’ufficio centrale di uno dei più grandi tour operator francesi, tutte le scrivanie a fine giornata erano sgombre.

Wow!, ho detto, una cosa mai vista prima, in Italia.

Dunque, hai finito il tuo lavoro per oggi?

Metti tutto ciò che hai usato per svolgere le tue mansioni o i tuoi compiti a posto: matite e penne, fogli e e foglietti, libri e appunti.

Riponi i tuoi strumenti di lavoro nei rispettivi posti fisici o virtuali. Desk, scrivania, per l’appunto, è anche quella del tuo computer.

Sgombra e riordina il tuo spazio di lavoro per ritrovarlo il giorno dopo perfettamente ordinato.

Ricorda: scrivania ordinata, mente ordinata, vita ordinata. Un ambiente lavorativo o di studio pulito è ben organizzato ti permetterà di:

• aumentare la concentrazione
• evitare di perdere tempo per cercare cose
• incrementare la produttività personale

Miglioramento personale

Non raccontiamoci favole, ci sono moltissimi i momenti della giornata in cui abbiamo tempi morti.

Rivalutali per quello che possono essere: uniche occasioni di miglioramento.

Ad esempio: mentre sei in auto o in viaggio, in fila al supermercato o in una sala di attesa ascolta un audiolibro.

Se ti sposti con i mezzi pubblici, leggi.

Iscriviti alla tua Università Privata: in bagno, in quel momento così intimo e liberatorio puoi imparare cose che neanche immagini di poter imparare.

Moltiplica il tempo giornaliero che puoi dedicare allo studio nella tua Università Privata per il numero di giorni in un anno e ti verrà fuori qualche bella giornata di (auto)formazione di altissima qualità.

Tieni un testo e gli auricolari a portata di mano e non perdere alcuna occasione di infilarteli nelle orecchie (gli auricolari, non il libro) per audioleggere il tuo libro preferito.

Ci sono davvero moltissime opportunità di auto apprendimento a costi modesti oggigiorno, fanne tesoro.

Leggi meno, leggi meglio

Non è vero che devi finire sempre ciò che hai iniziato, solo perché ti hanno detto che se hai iniziato un libro lo devi finire.

Ancora di più se hai davanti un testo che ti provoca … prurito alla pancia.

Ci sono diverse tecniche di lettura che possono aiutarti ad aumentare il numero di parole lette al minuto e la qualità delle tue letture.

Sii selettivo, ordina le letture che davvero contano (non solo libri, ma anche articoli, e-mail, messaggi) e usa spesso il pulsante magico Ctrl Canc.

Tel & mail

Siamo sommersi da un flusso incessante di informazione che viaggia a grande velocità e su una molteplicità di canali.

Metti subito porte, portoni e barriere attorno a te e aprili solo quando, dove e come decidi tu.

Per esempio: raggruppa le e-mail a cui vuoi rispondere in slot limitati di tempo giornalieri o settimanali.

Fai uguale con le telefonate, e metti per iscritto i punti che vuoi discutere con la persona dall’altra parte del filo.

Tieni a bada la curiosità e le distrazioni. Tim Ferris nel suo 4 ore alla settimana descrive com’è passato dal controllo compulsivo della sua e-mail decine di volte al giorno, prima a due volte al giorno (mattina e pomeriggio), poi a una volta al giorno, e, infine, a una volta a settimana.

Indovina un po’?

Nessuno gli ha più scritto …

Scherzo, ecco quello che davvero è successo: produttività e concentrazione sono salite alle stelle.

Da più di due anni, ho eliminato completamente le notifiche dal mio smartphone e da circa un anno ho smesso di controllare la casella e-mail e il feed dei social (incluso WhatsApp) prima di mezzogiorno.

Indovina che cos’è successo: lavoro meglio e sono più concentrato.

Come dici, tu non puoi, perché … (inserire motivo futile a piacimento)?

Provaci, prima.

Interruzioni

Le interruzioni inattese e non programmate sono ingorde di tempo.

Se sei riuscito a eliminare le notifiche (e-mail e cellulare), ti rimangono da educare gli acchiappa-chiacchiere: colleghi e colleghe che vogliono salutarti, ma che in realtà non perdono l’occasione di dilungarsi oltremisura con racconti personali, o che devono parlarti di una cosa “urgente”.

Ti lascio qualche parola a portata di mano, just in case:

Sarei davvero felice di fare quattro chiacchiere con te, ma devo rimettermi assolutamente al lavoro.

Oppure:

Stavo giusto uscendo. Cosa posso fare per te?

Se, invece, lavori da casa, ecco uno strumento utile ed efficace per limitare le interruzioni da parte dei parenti: il cartello DTT che sta per Don’t Touch My Time l’equivalente del Non disturbare alberghiero.

Così facendo, riuscirai a guadagnare tempo prezioso e focus ottimale nelle e per le tue attività.

Azione

Essere orientati all’azione insieme ad essere orientati al risultato sono tra le più ricercate qualità sul mercato di lavoro.

Per allenare queste due skill, possono esserti di aiuto una tecnica tanto semplice quanto efficace: la regola dei cinque secondi. La regola è descritta dall’autrice Mel Robbins nel suo libro con lo stesso titolo e consiste nel contare a rovescio partendo da cinque prima di svolgere un compito. In pratica, ogni volta che vogliamo raggiungere un obiettivo o compiere un’azione, ma stiamo esitando o procrastinando, facciamo partire il conto alla rovescia: 5, 4, 3, 2, 1.

Arrivati all’1 ci stacchiamo dalla sedia e agiamo.

Il countdown ha lo scopo di distrarti dalle preoccupazioni e dai dubbi, di aiutarti a focalizzarti sull’azione da compiere e ti stimola a muovere il c*%*, frantumando l’abitudine di esitare, pensare troppo a lungo o inventarsi qualche scusa per giustificare l’immobilità.

Procrastinazione

Ti hanno detto che la procrastinazione è brutta e cattiva?

Ni …

Non sei un procrastinatore seriale? Dovresti esserlo.

Non fraintendermi, parlo della procrastinazione creativa.

Decidi quali compiti rimandare. Sei davvero produttivo ed efficace se procrastini le attività di basso valore, mentre diventi improduttivo se procrastini le attività di alto valore.

Per te, per il tuo lavoro, per la tua azienda.

Multitasking

Infine, una parola magica che magie non ne fa …

Il multitasking è una delle attività più mangia tempo che ci possano essere, nonostante molti la pensino ancora diversamente.

Il passaggio da un compito a un altro ha un prezzo altissimo in termini di tempo, energie mentali e concentrazione.

Saltabeccare da un compito a un altro ti fa perdere tempo, slancio e segno.

Il multitasking è allettante, fa figo praticarlo e parlarne, ma è un elemento di alto disturbo per la tua concentrazione.

Per lavorare davvero bene devi tenerlo fuori, il multitasking. Alza le barriere, chiudi le porte e i portoni quando vuoi lavorare o studiare efficacemente.

Queste sono le 13 parole che mi hanno aiutato a migliorare la gestione del tempo e permesso di aggiungere più ore alle mie giornate.

Con due splendidi juniors nella mia vita, sono state una vera boccata di aria.

Anzì, di tempo 😉

Lo so: tu non hai tempo per mettere in pratica questi suggerimenti, vero?

Peccato, avresti guadagnato come minimo tra 60 e 120 minuti.

Al giorno.

Il tempo, dicevo, è una risorsa limitata.

L’energia in cui possiamo trasformalo è, per contro, infinita. Ma questa è un’altra storia.

Al prossimo post,

Lucian