Come ottimizzare il tempo
Ci chiediamo come ottimizzare il tempo mentre viviamo straconnessi in un mondo megacomplesso.
Ebbene sì, rimanere padroni del proprio tempo è diventata davvero un’impresa ardua.
Dimmi, ti suona familiare?
Non ho (mai) tempo per … (inserire l’attività che si vorrebbe fare)
Mi manca il tempo per …
Avessi il tempo per …
Vorrei avere più tempo per …
Sono espressioni tipiche della lamentosite, che si riconosce dalla rassegnazione di chi le pronuncia e dal forte prurito provocato all’udito di chi le ascolta.
Diciamolo: ci lamentiamo (troppo) spesso della nostra quotidianità straconnessa in cui per fare ciò che ci proponiamo di fare abbiamo poco tempo o non ce l’abbiamo affatto.
Il tempo? Se non me lo chiedi so cos’è. Ma se me lo chiedi non lo so più.
Sant’Agostino
Gestire il proprio tempo, un’impresa
È come se fosse andata in fumo la nostra capacità di gestire il proprio tempo sotto la pressione esercitata dai numerosi canali di informazione a cui abbiamo accesso.
La molteplicità dei messaggi che ci raggiungono quotidianamente è concepita per indurre un senso di urgenza, un senso di “stai all’erta, non te lo puoi perdere”.
Così sono ad esempio le offerte in esclusiva per te da cogliere al volo entro … (data ravvicinata, ovvio) che pendono sugli immensi cartelloni nei supermarket, sulle vetrine dei piccoli e dei grandi negozi.
Oppure le imperdibili proposte di qualsiasi cosa al prezzo speciale di … (inserire prezzo con virgola ,99€) che intasano le nostre caselle e-mail.
24 ore al dì
Oppure 1440 minuti, ogni giorno.
Di fronte all’urgenza di fare e scoprire, di correre, comprare e, soprattutto, di non perdere è facile prendersela con quella risorsa così liquida e sfuggente che chiamiamo tempo.
Sia chiaro, anche io vorrei giornate di 279 ore, se possibile 🙂
Ma non è possibile e anche io come te mi devo accontentare di 24 ore al dì. Quando riesco a ottimizzare la mia giornata con azioni concrete ed efficaci, ho però la sensazione di averci guadagnato qualche buon minuto in più, oltre ai 1440 giornalieri 😉
Non è del tutto impossibile, a pensarci bene, a condizione di voler mettere fine all’emorragia di tempo di cui troppo spesso ci lamentiamo.
E a condizione di voler trattare la gestione del proprio tempo con maggiore consapevolezza e maggiore disciplina.
Dare al tempo l’importanza che si merita
Questi 5 suggerimenti ti aiuteranno ad avere più consapevolezza ed essere più disciplinato nei confronti della più pregiata e contesa risorsa che possediamo, tutti, nella stessa quantità:
- Ricorda: il tempo è l’unica risorsa limitata e irrepetibile di cui disponiamo nella produzione dell’unico bene che veramente conta: la propria vita
- Per fare qualsiasi cosa in qualsiasi ambito è importante sapere non solo CHE COSA vuoi fare, ma anche il tempo che scegli di impiegare in una determinata attività
- Individua come e dove sprechi il tuo tempo
- Analizza il tempo delle attività ripetitive che fai ogni giorno (le routine)
- Migliora la gestione del tempo a disposizione
Sono questi i 5 punti fondamentali che ho dovuto fissarmi bene nella mente quando ho scelto di non voler più andare avanti a suon di lamenti per la mancanza di tempo. Mostrare scontento o rassegnazione di fronte a un’entità che comunque scorre è da sciocchi, mi son’ detto.
Meglio rimboccarsi le maniche e darsi da fare per imparare e applicare alcune strategie pratiche per ottimizzare il tempo.
Strategie pratiche per ottimizzare il tempo
Per analizzare il tempo impiegato nelle mie attività quotidiane ho usato un foglio Excel su cui ho inserito tutto ciò che mi riempe la giornata.
Così, ad esempio, ho inserito il tempo impiegato per la preparazione della colazione, per lo sport, il tempo che dedico alla lettura, alla spesa, alla ricerca, alla preparazione e alla stesura degli articoli settimanali, alle attività ludiche in famiglia ecc. Poi le ho monitorate per un mese, periodo sufficiente per identificare sprechi e apportare i necessari ritocchi.
Verba volant scripta manent: questo è stato un modo per far emergere importanti differenze tra quello che credevo facessi e quello che davvero facevo.
Un esempio per tutti: cambiare l’orario in cui andavo a fare la spesa mi ha fatto guadagnare in media 30 minuti che ho potuto impiegare in attività decisamente più interessanti.
Un altro esempio: l’app di Zucky. Ecco, se ti senti risucchiato nel vortice dei feed di Facebook, prova a installarti News Feed Eradicator for Facebook e dopo ne parliamo. Va bene anche come sperimento per meglio capire il proprio livello di socialdipendenza.
Comunque, ad amministrare il tempo, non è che siamo tanto bravi, ammettiamolo.
Il tempo inganna la mente
Diverse ricerche hanno dimostrato la nostra incapacità nel percepire correttamente il tempo in condizioni fuori dal normale.
Ad esempio, se non percepiamo l’alternanza luce – oscurità perdiamo presto la cognizione del tempo. Anche al buio o in un locale fortemente illuminato difficilmente ci riesce a stimare lo scorrere implacabile del tempo. Hai presente quei negozi con una forte illuminazione interna? Ecco spiegato perché 😉
Non bisogna quindi fidarsi troppo della memoria quando si tratta di tracciare il modo in cui trascorriamo le nostre giornate.
La memoria è sempre un compagno di squadra e di viaggio molto cortese, ma poco affidabile. Meglio mettere mano su un diario o su un foglio Excel a tracciare, attività per attività, il tempo necessario per il loro svolgimento.
Un passo importante per mettere in atto i 5 suggerimenti fondamentali riportati sopra è stata la ricerca di strumenti online per una maggiore efficacia nella gestione del tempo. Questo è il link a un articolo pubblicato su un rispettabile blog che seguo da tempo e che elenca alcune app mica male.
Personalmente ho provato la tecnica del pomodoro e il toggl tracker. Poi sono tornato al timer del mio smartphone e al mio buon vecchio metodo offline: 50 minuti lavoro + 10 di pausa. Che a volte alterno a slot di 30 minuti di lavoro intenso + 10 minuti di pausa. La scelta dipende dal tipo di lavoro, dalla concentrazione richiesta, da quanto sono riposato (o stanco), dal momento della giornata (mattina, pomeriggio o, più raramente, sera).
Non limitarti a segnare il tempo; usa il tempo per lasciare il tuo segno.
Harvey B. Mackay
Le cinque idee presentate all’inizio dell’articolo, non solo mi hanno aiutato ad avere più consapevolezza ed essere più disciplinato, ma anche per prendere atto che non sempre ciò che pensiamo di fare corrisponde a ciò che realmente facciamo.
La differenza tra uso e spreco
L’amministrazione del proprio tempo è indubbiamente una cosa molto intima: ognuno può trovare il metodo che più si addice alla sua personalità e alle sue attività quotidiane.
Tuttavia, un principio si applica a tutti: l’efficacia personale aumenta all’aumento di blocchi continui e ininterrotti di tempo a disposizione.
Disporre di tempo a pezzi e bocconi non basterà anche se le ore risultano moltissime. Le grosse fette temporali sono decisamente meglio delle briciole di tempo.
Sia chiaro, tutto richiede tempo. Tutto si svolge nel tempo e consuma tempo.
Ma teniamo a mente: il tempo è una risorsa limitata, impossibile da affittare, noleggiare, comprare o immagazzinare.
Il tempo è interamente deperibile e assolutamente insostituibile.
La differenza tra uso e spreco è ciò che fa la differenza, nella vita di tutti i giorni, a casa, a scuola e in azienda. Per questo motivo, meglio avere massima cura di questa inestimabile risorsa.
Facciomo il punto:
- il tempo è una risorsa limitata e irrepetibile, per evitare di sprecarla impara come (meglio) impiegarla
- a maggiore disciplina quotidiana corrisponde una migliore amministrazione del tempo a disposizione
Se guardi bene nelle tue giornate, scommetto che ne vedrai di attività mangiatempo. Sostituite o modificate potranno incrementare il tempo a tua disposizione, da impiegare nelle attività che ti interessano veramente.
Come aggiungere più tempo alla tua vita
Mediamente puoi guadagnare tra 5 e 10 ore a settimana, mettendo in atto le seguenti cinque azioni anti mangiatempo. Sono tutte azioni che ho già testato in prima persona:
- gestisci le attività di ordinaria amministrazione online: bollette, bonifici ecc. (tempo guadagnato: 1-2 ore a settimana)
- fai la spesa in orario di pausa pranzo (1-2 ore/settimana e anche di più se mettiamo in conto gli orari di punta quando i supermercati gremiscono di persone)
- se proprio devi, vai alle Poste 10 minuti prima della chiusura o in orario pranzo (30 minuti-1 ora a settimana)
- riduci il numero di connessioni al mondo virtuale: TV, Internet, videogiochi (15 – 30 minuti al giorno fanno 2 – 4 ore a settimana)
- limita l’invio di messaggi e aumenta le conversazioni tête-à-tête (dipende dal proprio livello di loquacità: 10 – 20 minuti al giorno fanno 1 – 2 ore a settimana)
Più nello specifico: se un’attività non porta alcun valore aggiunto alla tua giornata, cerca di eliminarla. Se c’è un’attività che qualcun’altro riesce a farla meglio di te, lascia fare.
Prendere consapevolezza, analizzare e controllare la gestione del mio tempo mi ha permesso di organizzare meglio le attività quotidiane personali e professionali.
Concludo con le parole di Peter Drucker, il padre del management mondiale, che alla gestione del tempo ha dedicato gran parte della sua carriera:
L’applicazione dell’antico detto «conosci te stesso» è una difficoltà quasi insormontabile per i comuni mortali, ma chiunque può seguire il comandamento «conosci il tuo tempo» sempre che lo voglia per trovarsi così a buon punto verso la realizzazione dei risultati desiderati e il conseguimento dell’efficacia.
Il tempo è una risorsa inestimabile. Se non lo si amministra a dovere diventa impossibile crescere.
Buon tempo,
Lucian
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